Por definição, faculdades e universidades, ou seja, Instituições de Ensino Superior (IES), são instituições pluridisciplinares e de formação de quadros profissionais de nível superior, pesquisa ou extensão, que objetivam o cultivo e o domínio do saber humano. Desse modo, e focando no termo pluridisciplinar, concluímos que para um saber maior, existem várias etapas (ou matérias) menores, que num todo, formam o saber, o conhecimento, o domínio de determinado assunto ou campo de estudo.

Mas o que isso tem a ver com o tema do nosso artigo? O acervo documental gerado por cada aluno.

Imagine que cada universitário, durante seu período de estudos, tenha uma grade com pelo menos 20 matérias diferentes, incluindo desde a base teórica de cada assunto, às matérias mais específicas de cada área. Durante o período de aprendizado são gerados diversos documentos, como os de matrícula, grades curriculares, boletins, pesquisas, trabalhos de conclusão de curso e tantas outras peças documentais comuns à formação superior. É uma papelada, não é mesmo?! Agora imagine todo esse acervo, não apenas de um único aluno, mas de uma instituição inteira de ensino. É muito documento, não é mesmo? Fora a importância legal de cada um deles, pois vale lembrar que estamos falando de ensino superior, onde a base documental é tão importante quanto o conhecimento adquirido.

É um grande desafio para essas instituições gerenciar de forma segura e eficiente essa quantidade imensa de documentos. Fora o fato de ocupar espaço de armazenamento que poderia ser usado por outros alunos numa sala de aula, por uma biblioteca, por um laboratório ou qualquer outra situação.

A Digitalização e o Gerenciamento Eletrônico de Documentos já são uma realidade para Faculdades e Universidades Pensando em tudo isso, em dezembro de 2017 o MEC (Ministério da Educação) vigorou um decreto, nº 9235/17, exigindo que as instituições de ensino, públicas ou privadas, transformassem todo esse acervo documental físico em formato digital, dando até abril de 2020 para que todas as Instituições de Ensino Superior (IEL) se adequem a essa nova realidade, que tem por objetivo oferecer muito mais segurança no armazenamento, ocupar menos espaços, além de facilitar o acesso e desburocratizar situações que tomavam tempo e geravam ineficácia.

Complementando o tema, através da Portaria nº 315, publicada em abril de 2018, o MEC ainda obriga que todas as instituições a ele vinculadas, mantenham sob sua custódia todos os documentos e informações acadêmicas relacionadas a cada aluno, como grade curricular, histórico escolar, avaliações, processo seletivo, calendários, entre outros.

O acervo físico transformado em acervo digital deverá ser criado a partir softwares de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), atendendo alguns critérios como:

I - Capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

II - Forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;

III - Método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e

IV - Utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Corroborando ainda mais com essa nova fase digital, em abril de 2018 foi estabelecido através da Portaria nº 330, o Diploma Digital, que substitui o físico, em papel, assinado pelo Reitor responsável pela instituição, por uma assinatura digital através de certificação ICP-Brasil, garantindo assim a autenticidade, integridade, confiabilidade, disponibilidade, rastreabilidade, além de validade jurídica dos mesmos.

Ratificando a informação, a partir de abril de 2020, todos os documentos acadêmicos deverão estar disponíveis em formato digital para acesso on-line. E o tempo urge. O descumprimento dessas resoluções podem causar sérios prejuízos e penalidades para as IES, tanto diante do mercado, quanto para o governo e órgãos de fiscalização.

Diante dessa nova realidade do setor de educação, e completamente focada nas melhores soluções em digitalização e gerenciamento eletrônico de documentos (GED), a Diagrama Tecnologia oferece o que há de melhor no mercado de transformação digital para que as instituições de ensino consigam realizar tudo que lhes está sendo cobrado, oferecendo desde pequenos e portáteis scanners, como o i940, que digitaliza até 20 páginas por minuto e 1000 por dia, ótimo para secretárias e setores de atendimento, por exemplo; passando pelos intermediários, como o i2620, com poder de digitalização de até 60 páginas por minuto e 7000 por dia; até os mais robustos, ou departamentais, como o i3450, que proporcionam digitalização de até 90 páginas por minuto e 30 mil por dia, sendo uma ótima opção para as grandes instituições.  

Conte com toda tecnologia presente nos scanners e soluções em digitalização da Alaris, além do expertise oferecido pela Diagrama Tecnologia, revenda líder da marca nas regiões norte e nordeste, para transformar o acervo documental físico da sua Instituição de Ensino Superior num eficiente banco de dados digital.

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