Apesar de muitos processos estarem automatizados e digitalizados, o consumo de papel ainda é comum a muitas empresas. Gerenciar documentos obtidos a partir desse trabalho inclui imprimir, classificar, armazenar e descartar. Empresas de prestação de serviços, por exemplo, estão entre as mais afetadas por essa rotina.

O consumo inadequado de papel pode ser um dos grandes vilões das companhias, acarretando desperdício de recursos e prejuízos desnecessários. Aliado a isso, e completamente na contramão do que prega o consumo consciente, o alto consumo de papel é uma das principais causas de desmatamento do mundo.

Mas como mudar esse cenário reduzindo gastos desnecessários e ainda pensando sustentavelmente no uso consciente do papel?! Para facilitar, fizemos uma lista com 3 dicas sobre o assunto. Confira!

   1 - Tudo parte da conscientização 
A conscientização é uma das melhores maneiras de resolver e evitar problemas ou situações prejudiciais. Vale lembrar que conscientizar-se é tomar ciência, ou seja, é entender e aceitar a existência de uma situação insatisfatória, seja em sua totalidade ou apenas compreendendo aspectos. É identificar falhas.

Conscientes da importância do consumo correto do papel, fica muito mais fácil identificar e corrigir os erros. Não é possível que haja mudanças se os gestores de uma empresa não reconhecem que devem melhorar seus processos.

   2 - Digitalização e gestão eletrônica de documentos 
Informações, dados, documentos, gráficos e estatísticas continuam como tais em formato físico ou digital. A grande diferença é que, em formato digital, as possibilidades de criação, manutenção, identificação, manipulação, armazenamento, segurança e uso dessas informações são muito mais práticas, assertivas e otimizadas.

 A digitalização permite à empresa transformar todo seu conteúdo físico de documentos em informação digital; e o gerenciamento eletrônico de documentos (GED), por sua vez, organiza toda essa informação de forma lógica e de modo a garantir o melhor desempenho e assertividade no acesso a essa informação, permitindo localizar rapidamente, por exemplo, não apenas um documento específico, mas uma relação de outros que sejam pertinentes a pesquisa.

 Implantar técnicas e práticas que orientem o GED e a digitalização garante que os erros de guarda de papel desnecessário não sigam acontecendo. Assim, corrige-se os problemas em sua raiz – nas políticas de guarda que influenciam as decisões de quem manipula o papel.

   3 - Opte pelos processos digitais
Grande parte do que realizamos no nosso dia a dia, seja para o trabalho ou em nossas vidas pessoais, se dá através do meio digital, o que inclui conversar, trocar mensagens, pagar contas, marcar consultas, checar resultados, agendar tarefas e tantas outras situações cotidianas. O que podemos concluir é que cada vez mais nossas vidas tem se tornado digital, assim como o mundo que nos cerca.

 Diante desse cenário e conscientes de que carregamos em nossos smartphones e computadores uma infinidade de ferramentas e possibilidades, ressaltamos “opte pelos processos digitais”. Desse modo, por exemplo, se você pode ter a fatura do cartão ou acesso a conta bancária através smartphone, a qualquer momento ou de qualquer lugar, qual a necessidade de tê-la também em formato impresso?

 A Diagrama é especialista no assunto 
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