Nos artigos do nosso blog, nos posts das nossas mídias sociais e nos vídeos do nosso canal do Youtube falamos muito em digitalização e todas as facilidades e vantagens por ela proporcionada para empresas, cartórios, instituições públicas e tantos outros segmentos. Mas o que é a digitalização de documentos e porque ela é tão importante na gestão não apenas dos documentos em si, mas de toda a informação presente neles?

Numa definição mais simplória, encontrada em qualquer dicionário, “a digitalização se define como um processo através do qual um dado analógico é digitalizado”. Mas ainda ficam pontos de dúvida nessa explicação, até porque não explica o que é um dado analógico e um digitalizado.

Para entender melhor, dados analógicos são aqueles físicos, ou seja, que podemos tocar com as mãos, que em nosso caso representam os documentos produzidos e recebidos por empresas, lojas, escritórios, cartórios e outros, como notas fiscais, recibos, pedidos de compra, receituários, ordens de serviço, fichas de cadastro, etc.

Por sua vez, dados digitais são aqueles formados por bits e códigos binários. Agora complicou, não é? Calma, não se assuste, dados digitais simplesmente são aqueles transformados para arquivos de computador, smartphone, rádio, TV e outros dispositivos, ou seja, aqueles em que não se pode tocar fisicamente, mas apenas interpretar, visualizar, criar, editar, armazenar e compartilhar utilizando os dispositivos certos e adequados para isso, como o computador ou smartphone já citados acima, por exemplo. Desse modo, para existir, um arquivo digital deve ter sido gerado ou transformado por um dispositivo digital.

Com esses conceitos entendidos, fica mais simples compreender que transformar dados analógicos, ou documentos, em dados digitais, arquivos, é simplesmente transformar um documento físico, ou em papel, num arquivo de computador, tablet ou smartphone.

Trazendo o assunto para nossa contextualização, ou seja, de um empresa que comercializa e oferece soluções em digitalização e gerenciamento eletrônico de documentos, podemos ser um pouco mais específicos na definição de digitalização e nos utilizarmos do conceito dado pela IBM, empresa de computadores e softwares, para o termo, um pouco mais completo do que o oferecido pelo dicionário, citado acima.

“Digitalização é o processo pelo qual uma imagem ou sinal analógico é transformado em código digital. Isso se dá através de um equipamento e software digitalizador de imagens (scanner), por exemplo, em um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conhecido como GED ou em bancos de imagens ou áudio.”

O diferencial na definição dada pela IBM está basicamente na inclusão da ferramenta que possibilita essa transformação digital, que seriam os scanners, assim como no sistema que permite organizar de maneira mais prática, eficiente e inteligente os documentos digitalizados, o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

Vivendo na era digital que se tornou nossas vidas e dia a dia, onde a informação é rápida, fluida e basicamente ao alcance de todos, documentos digitalizados são a melhor forma, não apenas de mantê-los armazenados, mas também mais acessíveis, em segurança e onde a informação ganha muito mais poder e importância.

Entendeu o conceito de digitalização na prática? Isso ajuda sua empresa? Acompanhe nosso blog, fique por dentro de novidades e saiba mais sobre como a tecnologia, a digitalização e o gerenciamento eletrônico de documentos podem ajudar no seu negócio.