03/12/2020

Setor Contábil: Veja 5 motivos e por quê deve digitalizar seus documentos!

Grande responsável pela organização documental de empresas, indústrias, escritórios, consultórios e instituições de todos os setores, e abastecido por notas fiscais, recibos, pedidos de compras, ordens de serviços e tantos outros documentos importantes para o funcionamento e fiscalização de qualquer negócio, contadores e escritórios de contabilidade precisam de muita organização, segurança e praticidade na manutenção e arquivamento de informações vitais para seus clientes e desenvolvimento da sua atividade.


Mas como gerenciar tudo isso da melhor maneira possível e de modo a manter todas as informações em ordem, disponíveis para consulta e com a segurança necessária? É aí que entra a tecnologia e todas as vantagens que ela tem para oferecer.

Antes de qualquer coisa vale lembrar que a grande maioria dos documentos de uma empresa são – ou eram - de papel, o que sempre foi um “transtorno” para arquivar, manter em ordem e acessar quando preciso, situação que de um tempo para cá vem melhorando bastante através das notas fiscais eletrônicas, por exemplo, ou da digitalização legal de vários desses documentos através dos scanners, que os converte de arquivos físicos para digitais.

A grande vantagem é ter ainda mais poder sobre esses documentos, pois a manipulação, compartilhamento, armazenamento, segurança e cruzamento de dados, ficaram muito mais fáceis. Itens que vamos falar um a um nos tópicos abaixo.

 

1 – Manipulação

A rotina de contadores e escritórios de contabilidade é muito bem definida, recebendo documentos, analisando-os, colocando as informações em planilhas pertinentes e arquivando na pasta de cada cliente.

Com a digitalização no próprio escritório, ou já recebendo os arquivos de forma digital, esse processo se transformou em algo bem mais simples e rápido, pois arquivos digitais tem mais possibilidades e fluidez para obtenção de informação e manipulação das mesmas, podendo inclusive ser compartilhado com mais pessoas ou setores. Justamente nosso próximo tópico.


2 – Compartilhamento

Hoje, após receber os documentos, o profissional de contabilidade tem muito mais facilidade em compartilhar as informações com o próprio cliente, outros setores do escritórios, ou contadores, e até com agências fiscalizadoras ou órgãos governamentais, pois arquivos digitais possibilitam mais opções, como mandar páginas e mais páginas de um contrato por e-mail ou apenas informações mais curtas através de simples aplicativos de mensagem, tudo muito prático e com poucos cliques.

 

3 – Armazenamento

Arquivos de papel, mesmo que ainda existentes e bastante úteis para determinados documentos, já viraram coisa do passado e vem sendo cada vez menos utilizados, não apenas nos escritórios de contabilidade, como na maioria das empresas. Vale muito mais o investimento em tecnologias que convertam documentos físicos em digitais, como bons scanners, e no armazenamento dos mesmos, seja em HD’s ou servidores próprios ou através de serviços de armazenamento em nuvem. Se puder ser nos dois, melhor ainda, pois é sempre bom e mais seguro ter os mesmos arquivos em mais de um lugar.

As principais diferença entre HD’s e servidores próprios para armazenamento em nuvem se referem a quantidade de espaço de armazenamento, onde os primeiros são bem mais baratos e podem armazenar muito mais informações, e a mobilidade e maiores possibilidades proporcionadas pelos serviços em nuvem, onde pode se contar com os documentos de onde estiver e na hora que quiser.

 

4 – Segurança

Como dito no item anterior, por segurança, é sempre bom ter os arquivos duplicados e armazenados em locais diferentes. O ideal é usar as duas opções citadas de armazenamento, deixando uma cópia dos arquivos na rede (servidor e HD’s) do próprio escritório, inclusive facilitando e proporcionando um acesso mais rápido, mas também deixa-los armazenados em nuvem, pois caso um seja perdido ou corrompido, por exemplo, existe uma outra cópia tão original quanto a primeira.

Vale destacar também a segurança por senhas e criptografia, já que todos os arquivos, pastas ou locais de armazenamento podem ser codificados, proporcionando níveis distintos de segurança para cada item.

 

5 – Cruzamento de dados

Trata-se de um item extra aos que destacamos acima, pois digitalizados, os arquivos permitem muito mais possibilidades a quem os controla, já que os dados existentes em cada documento passam a ser pesquisáveis, podendo ser usados de forma muito mais inteligente para obter informações e gerar relatórios muito mais completos e complexos.

 

E você contador, trabalhando por conta própria ou em escritório contábil, já conhecia todas as vantagens que os arquivos e documentos digitais podiam proporcionar a sua atividade?

Saiba mais sobre os melhores scanners e soluções em digitalização, entrando em contato conosco! Até mais