Já ficou sabendo?

Os documentos públicos e privados apresentados em papel, classificados como temporários, poderão ser destruídos após a sua digitalização, desde que respeitados os procedimentos para garantia da integridade, autenticidade e fidedignidade da conversão do arquivo do meio físico para o meio digital.

É o que determina o Projeto de Lei do Senado (PLS) 146/2007, aprovado no dia 14 de junho deste mês, pelo Plenário.

Segundo o senador Armando Monteiro (PTB-PE), disse que o projeto permitirá melhor gestão de arquivos na administração pública e estimou uma economia, para a União, de cerca de R$ 1,5 bilhão por ano.

Ele citou vários benefícios que o projeto trará:

- Redução de custos

- Aumento da transparência e da acessibilidade à informação

- Modernização tecnológica

- Contribuição à sustentabilidade ambiental

- Facilidade no manuseio dos arquivos

- Redução dos espaços físicos para sua guarda.

​As condições gerais para essa digitalização serão especificadas e detalhadas em regulamento, mas o processo deverá assegurar a fidedignidade, a confiabilidade, a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digitalizado, com o emprego de certificado digital emitido pela ICP-Brasil ou outro meio previsto em regulamento de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive identificação da pessoa por nome de usuário e senha.

No entanto, os documentos de valor permanente deverão seguir a mesma regra aplicada à guarda em geral dos acervos dos órgãos públicos, não podendo ser eliminados, ainda que digitalizados.

A Ementa:

Dispõe sobre a digitalização e arquivamento de documentos em mídia ótica ou eletrônica, e dá outras providências.

Explicação da Ementa:

Estabelece critérios sobre a digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou digital, e a reprodução dos documentos particulares e públicos arquivados, estes de órgãos públicos federais, estaduais e municipais, e de entidades integrantes da administração pública indireta das três esferas de poder político. Dispõe que após a digitalização e armazenamento em mídia óptica ou digital autenticada, os documentos em meio analógico poderão ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração, lavrando-se o respectivo termo de eliminação. Dispõe que os documentos digitalizados e armazenados em mídia ótica ou digital autenticada, bem como as suas reproduções, na forma desta lei, terão o mesmo valor jurídico do documento original para todos os fins de direito. Estabelece que a digitalização de documentos e o armazenamento em mídia óptica ou digital autenticada serão realizados por empresas e cartórios devidamente credenciados junto ao Ministério de Estado da Justiça. Fixa que deverão ser autenticadas as reproduções realizadas por particulares, nos termos desta lei, a fim de produzir efeitos perante terceiros, podendo ser solicitada e enviada eletronicamente, mediante a utilização de assinatura digital certificada, no âmbito da infraestrutura do ICP-Brasil, pelo serviço de registro de títulos e documentos que detiver a mídia em seu acervo ou a efetivou. Dispõe que o Poder Executivo, no prazo de 90 (noventa) dias, regulamentará a lei, indicando os requisitos para o credenciamento das empresas e cartórios autorizados a proceder à digitalização dos documentos, assim como os cartórios encarregados da autenticação e conservação das mídias ópticas ou digitais e autenticação de suas reproduções.

 

Fontes: 

-http://www12.senado.leg.br/noticias/materias/2017/06/14/plenario-aprova-regras-para-descarte-de-documentos-ja-digitalizados

- http://www25.senado.leg.br/web/atividade/materias/-/materia/80337

-http://www12.senado.leg.br/noticias/noticias/materias/2017/06/14/digitalizacao-de-documentos-devera-cumprir-serie-de-requisitos