Diante de tantas leis, regras, normas, resoluções, portarias e emendas, além dos seus artigos, parágrafos e caputs, se torna difícil estar informado e atualizado acerca dos assuntos que versam tais textos. Até mesmo porque são diversos os temas tratados por esses documentos, que vão desde a Constituição, até assuntos bastante comuns ao universo legislativo: tributários, previdenciários, trabalhistas etc.

Para nós, cidadãos, com menos obrigações em comparação a empresas, pessoas públicas e instituições, já é complicado seguir todas essas regras e ainda ficar por dentro de suas atualizações. Imagine, então, para as entidades citadas, que têm uma longa lista de deveres junto aos órgãos públicos e sociedade.

Para facilitar sua vida com relação às regras citadas, nós da Diagrama preparamos este artigo. Aqui, falaremos um pouco sobre os prazos para guarda de documentos tributários, trabalhistas e previdenciários para fins de fiscalização e cobranças de eventuais dívidas.

Prazos legais para guarda de documentos tributários

O Direito Tributário, ou fiscal, “representa o conjunto de normas e interpretações que regulam a arrecadação dos tributos e a relação jurídica estabelecida entre o Estado e o contribuinte”. Para isso, manter a documentação organizada é essencial para uma boa gestão.

Em se tratando do prazo, esses documentos fiscais devem ser mantidos pelas empresas por 5 anos. Esse período está relacionado com o prazo de decadência e prescrição, previstos nos artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN), respectivamente.

Tais prazos, decadencial e prescricional, se aplicam também aos livros obrigatórios e comprovantes de lançamentos.

Ratificando ainda mais o tema, os artigos 1194 do Código Civil e o 37 da Lei 9430/1996, versam respectivamente da seguinte forma: “empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência” e “os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência”.

Prazos legais para guarda de contribuições previdenciárias
A Contribuição Previdenciária é uma contribuição social de natureza tributária, destinada a custear a previdência social, de competência da União. No geral, o prazo para guarda desses documentos é de 10 anos.

O artigo 225, parágrafos 5º e 22º, do Decreto n.º 3.048/1999, estabelece a obrigatoriedade de a empresa manter à disposição da fiscalização, durante dez anos, inclusive os arquivos digitais do sistema de processamento eletrônico de dados trabalhistas e previdenciários.

Esse prazo vale para garantir ao segurado ou beneficiário requerer a revisão do ato de concessão de benefício, bem como dá o direito à Previdência Social de anular seus atos administrativos.

Prazos legais para guarda de documentos trabalhistas
A guarda dos documentos referentes às relações trabalhistas trata-se não apenas de exigência legal, mas também de uma forma de proteger tanto contratantes quanto contratados contra eventuais demandas legais.

O prazo geral é de 5 anos para trabalhadores urbanos e rurais, se estendendo pelo limite de mais 2 anos após a extinção do contrato de trabalho, nos termos do artigo 7º, da Constituição Federal, e artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

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