Saiba como a digitalização e o gerenciamento eletrônico de documentos podem levar empresas de terceirização ao sucesso

 

A terceirização de mão de obra é um segmento que vem crescendo e ganhando cada vez mais força no país, justamente pelo fato de facilitar a vida do empresário que contrata esse tipo de serviço, inclusive diminuindo custos com posições de trabalho que não estão diretamente ligados ao seu nicho de mercado, como por exemplo, empresas de tecnologia contratando pessoal de limpeza ou lojas de departamento contratando pessoal de segurança, permitindo que outras empresas gerenciem esse tipo de serviço e os processos deles decorrentes, possibilitando que a empresa contratante dos serviços terceirizados, realizem, controlem e gerenciem plenamente apenas suas atividades. 

Alguns dos principais benefícios nesse tipo de contrato são:

- Melhoria na qualidade do serviço, já que a empresa que fornece mão de obra terceirizada, geralmente o faz fornecendo mão de obra qualificada, seja para serviços de copa, limpeza, segurança ou qualquer outro.

- Ausência de vinculo empregatício, que protegida pela Lei nº 13.467, de 2017, da Reforma Trabalhista, libera a terceirização de mão de obra ampla e irrestrita, sem configuração de vínculo empregatício, dando a empresa contratante mais segurança jurídica perante os funcionários terceirizados. 

- Redução de gastos, pois, até complementando a informação do item acima, retira da empresa contratante toda e qualquer responsabilidade pelos funcionários terceirizados, o que reduz a carga tributária e de custos por funcionário em quase 30%, já que gastos com salários, seguros, férias e benefícios são todos geridos e pagos pela empresa que oferece o serviço de terceirização.

- Segurança na contratação. Todo empresário sabe que não é tarefa nada fácil contratar um funcionário, não apenas pelo custo em si, mas por todo processo que precede essa contratação, como análise de currículos, seleção, entrevistas, etc. Desse modo, a terceirização, além de pular todas essas etapas, ainda carrega consigo, como já dito acima, a certeza de estar contratando a pessoa certa para a vaga certa e suas atribuições.

- Facilidade de substituição. Eventualmente, um ou outro profissional precisa ser substituído, como em casos de férias, afastamento médico, licença maternidade ou até desligamento e afastamento da empresa. No entanto, ao adotar a terceirização de mão de obra, essas dificuldades com a reposição são minimizadas, já que a empresa que fornece o serviço terceirizado é quem fica a frente desse processo, realizando-o de forma rápida e de modo que não interfira nas atividades da empresa contratante.

Até agora falamos apenas das vantagens em se contratar empresas de terceirização de serviços, mas se você for uma dessas empresas, sabe que não é tarefa nada fácil administrar tudo isso com excelência, já que estamos falando da gestão de dezenas, ou até milhares, de trabalhadores, como também em contratos, controles de pagamento, benefícios, substituição e alocação de profissionais das mais variadas funções. 

Todos esses processos envolvem uma grande quantidade de documentos, sejam eles dos próprios funcionários, como carteiras de identidade, CPF, comprovante de residência, titulo de eleitor, carteira de motorista, atestados médicos, exames admissionais e outros; das empresas contratantes, como os contratos de serviço, comprovações de tributos e pagamentos, folhas de ponto, etc; como também do próprio governo e suas instituições fiscalizadoras, como as guias de recolhimento da Previdência Social, comprovantes de pagamento, dentre tantos outros.

 Mas como administrar, além da própria terceirização do serviço em si, toda essa quantidade de documentos sem se perder? Simples, através da digitalização e do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

 Tudo começa com a escolha do equipamento ideal, onde deve se levar em conta a real necessidade da empresa, seja em número de funcionários, seja nas facilidades que esses equipamentos podem oferecer, como serem portáteis ou wireless, por exemplo, ou pela quantidade diária de documentos a serem processados e digitalizados. Desse modo, para facilitar, faremos uma breve análise de 3 equipamentos para demonstrar que sua escolha está diretamente ligada ao perfil da própria empresa que fará uso do mesmo. 

- Scanner i940 (portátil): Trata-se de um equipamento muito valorizado por uma das suas principais vantagens oferecidas, ser pequeno, leve e portátil, mas nem por isso, menos poderoso, já que digitaliza até 20 páginas frente e verso por minuto, e um montante de 1000 folhas por dia. 

- Scanner i1190WN (wireless): Tem como principal diferencial ser wireless, ou seja, trabalhar sem fios, em rede, possibilitando que mais pessoas tenham acesso facilitado ao seu uso. Digitaliza até 40 páginas frente e verso por minuto e um total de até 5000 folhas por dia. 

- Scanner S2080W: Além de toda sua potência em digitalização, permitindo a captura de até 80 páginas frente e verso por minuto e 8000 folhas por dia, ainda conta com um painel Touch Screen que permite o acesso a mais de 20 programações previamente personalizadas (salvar como, exportar para, dar permissões, etc) com apenas um toque, facilitado ao extremo seu manuseio. 

E não paramos por aqui, pois além dos equipamentos para digitalizar os documentos, contamos também, seja já embutido nos próprios scanners ou adquirido de forma separada, com o Software Capture Pro, um poderosíssimo programa para o Gerenciamento Eletrônico dos Documentos, que possibilita a separação de todo documento digitalizado por tipo e data, além de fornecer acesso diferenciado a pastas e documentos, proporcionando ainda mais proteção, segurança e agilidade no acesso a informação. 

Gostou das informações? Sua empresa de terceirização está no caminho certo? Conte com a Diagrama Tecnologia para te auxiliar. Acompanhe nosso blog e fique por dentro de novidades do setor de terceirização de serviços, saiba mais sobre como a tecnologia, a digitalização e o gerenciamento eletrônico de documentos podem ajudar no seu negócio, conheça equipamentos, softwares e outras soluções que vão te ajudar tanto na sua vida profissional quanto pessoal.

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